｢時間管理ができていない｣｢優先順位を考えていない｣と直属の上司から注意されることはないだろうか。ならば、仕事を効率よく進めるために何をするべきだろうか。仕事を効率化するには、まず段取りが重要になる。つまり、タスクごとにかかる時間を決めるのだ。ここで強調したいのは｢予測する｣のではなく、｢決める｣のがポイントだという点である。｢この業務に何分かかるか読めない｣というのは、スケジュール管理ができていない証拠だ。その業務を終了したいのは、何時何分なのか時刻を具体的に決めよう。以前、その業務をした時に何分かかったのか、あるいは初めての業務であっても、見本となる上司がだいたい何分くらいでその業務を終わらせているのかを確認しておけば、それぞれの業務に必要な時間が分かり、スケジュールが立てやすくなるだろう。

仕事を最大限に効率化するために、優先順位を決めることも大切なポイントだ。タスクを箇条書きにし、優先順位をつけよう。重要度が高いもの、処置に時間がかかるものを優先順位の最初にするのだ。ここで大切なのは、同じ時間にタスクを詰め込まないことだ。詰め込みすぎると、イレギュラーの発生に対応できないため、注意しておこう。

そして、整理整頓も大切なポイントだ。机やカバンの中に乱雑に物が詰め込まれていて、必要なものがなかなか取り出せないという経験はないだろうか。ペンケースやポーチ、収納ケースなどを上手に活用し、アイテムを整理整頓しよう。以上のポイントを押さえることで、前よりも格段に仕事を効率よく進めることができるだろう。